L’Illiez Card est la carte d’hôte digitale de la Région Dents du Midi (ci-après « RDDM »). Pour que les visiteurs en séjour dans la région puissent en bénéficier, les hébergeurs doivent enregistrer leurs clients dans la plateforme checkin.rddm.ch. Ces CGU régissent l’utilisation de cette plateforme par les hébergeurs.

Art. 1 – Objet et champ d’application

La plateforme Checkin (checkin.rddm.ch) est un outil mis à disposition par la Région Dents du Midi SA (ci-après « RDDM ») à destination des hébergeurs touristiques partenaires opérant sur le territoire de la Vallée d’Illiez. Elle permet aux hébergeurs d’enregistrer les séjours de leurs hôtes, de générer les Illiez Cards associées et de répondre à leurs obligations légales de déclaration des nuitées.

Les présentes CGU s’appliquent à tout hébergeur utilisant la plateforme Checkin, qu’il soit hôtel, appartement de vacances, chalet, chambre d’hôtes, camping ou toute autre forme d’hébergement touristique assujetti à la taxe de séjour dans les communes de Champéry, Val-d’Illiez ou Troistorrents.

L’utilisation de la plateforme vaut acceptation pleine et entière des présentes CGU.

Art. 2 – Accès à la plateforme

2.1 Création du compte

L’accès à la plateforme Checkin est conditionné à l’ouverture d’un compte hébergeur par RDDM. L’hébergeur reçoit ses identifiants de connexion par courriel à l’adresse communiquée lors de son enregistrement auprès de la commune ou de l’Office du Tourisme compétent.

L’hébergeur s’engage à :

• Maintenir la confidentialité de ses identifiants de connexion
• Ne pas partager son accès avec des tiers non autorisés
• Informer RDDM sans délai en cas de perte, de vol ou d’utilisation frauduleuse de ses accès (illiezcard@rddm.ch)

2.2 Niveaux d’accès

La plateforme Checkin est accessible à plusieurs types d’utilisateurs, selon des droits distincts :

• L’hébergeur dispose d’un accès complet à son compte : enregistrement et modification des séjours, gestion des bénéficiaires de l’Illiez Card et validation des décomptes de nuitées. Il est seul responsable de l’utilisation faite de son compte.
• Les collaborateurs RDDM disposent d’un accès de gestion permettant la coordination des comptes hébergeurs et l’enregistrement des offres et avantages inclus dans l’Illiez Card, mais ne peuvent pas consulter les données personnelles des visiteurs en séjour.
• Les administrations communales (Champéry, Val-d’Illiez, Troistorrents) disposent d’un accès limité à la gestion des comptes hébergeurs relevant de leur territoire et à la récupération des décomptes de nuitées aux fins de facturation de la taxe de séjour.
• La Police intercommunale des Dents du Midi (PIDM) peut obtenir un accès aux données sur demande formelle, dans le cadre exclusif de ses attributions légales telles que définies à l’art. 4.3.
• Les agences immobilières et chaînes hôtelières peuvent, selon la configuration technique disponible, gérer plusieurs établissements.

Un accès en lecture seule peut être accordé à des tiers désignés par l’hébergeur, sur demande expresse de ce dernier adressée à RDDM. Cet accès ne permet pas de créer, modifier ou supprimer des séjours ou des données. L’hébergeur reste responsable des consultations effectuées dans ce cadre.

2.3 Disponibilité de la plateforme

RDDM s’efforce d’assurer la disponibilité de la plateforme 24h/24 et 7j/7. Des interruptions de service peuvent toutefois survenir pour des raisons de maintenance, de mise à jour ou de force majeure. RDDM ne saurait être tenue responsable des conséquences d’une indisponibilité temporaire de la plateforme.

Art. 3 – Obligations de l’hébergeur

3.1 Enregistrement des séjours

L’hébergeur est tenu d’enregistrer chaque séjour sur la plateforme Checkin dans les meilleurs délais, et au plus tard le jour d’arrivée de l’hôte. Cet enregistrement conditionne la génération de l’Illiez Card et le décompte correct de la taxe de séjour.

L’hébergeur est seul responsable de l’exactitude des informations saisies. Toute erreur ou omission dans l’enregistrement d’un séjour reste de sa responsabilité.

3.2 Déclaration des nuitées

L’utilisation de la plateforme Checkin contribue à l’obligation légale de déclaration des nuitées de l’hébergeur, conformément à la Loi valaisanne sur l’hébergement, la restauration et le commerce de détail de boissons alcoolisées (LHR, RS/VS 935.3) et aux règlements communaux applicables. L’hébergeur reste néanmoins seul responsable du respect de ces obligations vis-à-vis des autorités compétentes.

3.3 Remise de l’Illiez Card aux hôtes

L’hébergeur s’assure que chaque hôte enregistré dispose de son Illiez Card pendant son séjour, soit en l’invitant à télécharger sa carte via le lien envoyé automatiquement par la plateforme, soit en lui remettant une version imprimée. Si l’hébergeur n’assure pas cet enregistrement, RDDM ne pourra pas fournir de carte à ses clients, sauf cas exceptionnel.

3.4 Mise à jour des informations

L’hébergeur s’engage à maintenir à jour ses informations de contact, sa capacité d’hébergement et tout autre paramètre pertinent pour le bon fonctionnement de la plateforme. Toute modification significative (changement de propriétaire, fermeture temporaire, modification de capacité) doit être communiquée à RDDM dans les meilleurs délais.

Art. 4 – Traitement des données personnelles des hôtes

4.1 Données collectées

Dans le cadre de l’enregistrement des séjours sur la plateforme Checkin, l’hébergeur est amené à saisir les données personnelles suivantes concernant ses hôtes :

• Nom de famille et prénom (si renseigné) du contact de réservation
• Langue parlée
• Adresse e-mail
• Adresse de résidence et pays d’origine (si renseignés)
• Dates de séjour (jour d’arrivée et jour de départ)
• Numéro de chambre ou d’unité (si renseigné)
• Nombre d’adultes et d’enfants, avec indication des personnes exemptées de taxe de séjour (si applicable)

4.2 Responsabilités respectives

L’hébergeur agit en qualité de responsable du traitement au sens de l’art. 5 let. j de la Loi fédérale sur la protection des données (LPD). En saisissant les données de ses hôtes sur la plateforme Checkin, il mandate RDDM et son sous-traitant technique Omnisoftory comme sous-traitants aux fins décrites à l’art. 4.3.

L’hébergeur garantit disposer d’une base légale valide pour transmettre ces données à RDDM (information préalable des hôtes, intérêt légitime lié à l’exécution du contrat de séjour et aux obligations légales de déclaration des nuitées).

4.3 Finalité stricte du traitement

Les données transmises par l’hébergeur sont utilisées exclusivement aux fins suivantes :

• Génération, personnalisation et envoi de l’Illiez Card aux bénéficiaires
• Vérification de l’éligibilité et de la période de validité de la carte
• Transmission des documents dans la langue du bénéficiaire
• Respect des obligations légales en matière de déclaration des nuitées (LHR valaisanne)
• Contrôle de l’identité des bénéficiaires par les prestataires partenaires lors de l’accès aux prestations
• Récupération des données anonymisées pour établir des statistiques globales de nuitées sur le territoire

Ces données ne peuvent en aucun cas être utilisées à des fins commerciales, de prospection ou de profilage par RDDM ou Omnisoftory.

Seul l’hébergeur peut consulter les données personnelles de ses clients depuis son compte Checkin. RDDM n’est pas en mesure d’y accéder.

Exceptionnellement, le service de Police intercommunale des Dents du Midi (PIDM) peut demander un accès à ces données auprès d’Omnisoftory, dans le cadre de ses attributions légales en matière de contrôle des personnes en séjour sur le territoire, conformément à la Loi valaisanne sur l’hébergement, la restauration et le commerce de détail de boissons alcoolisées (LHR, RS/VS 935.3, art. 15) et à la Loi valaisanne sur la police du commerce (RS/VS 930.1, art. 6f et 6g).

4.4 Conservation et suppression des données

Les données personnelles des hôtes sont conservées pour une durée maximale de 3 ans à compter de la date de fin du séjour concerné, conformément au principe de limitation de la conservation prévu à l’art. 6 al. 4 LPD. À l’expiration de ce délai, elles sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

L’hébergeur peut demander la suppression anticipée des données d’un hôte spécifique en adressant une requête à illiezcard@rddm.ch.

4.5 Sécurité et confidentialité

RDDM et Omnisoftory s’engagent à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données transmises, conformément à l’art. 8 LPD. L’accès aux données est strictement limité aux personnes habilitées dans le cadre des finalités décrites à l’art. 4.3.

4.6 Droits des personnes concernées

Tout hôte dont les données ont été saisies sur la plateforme peut exercer ses droits d’accès, de rectification, d’effacement ou de portabilité en s’adressant soit à l’hébergeur (responsable du traitement), soit directement à RDDM à l’adresse illiezcard@rddm.ch.

4.7 Sous-traitance technique

L’hébergeur est informé et accepte qu’Omnisoftory, prestataire technique de RDDM pour la solution EasyCheckin, intervient en qualité de sous-traitant ultérieur pour le traitement des données décrit au présent article. Ce traitement est encadré par un contrat de sous-traitance conforme aux exigences de la LPD.

Art. 5 – Tarification et facturation

5.1 Accès à la plateforme

L’accès à la plateforme Checkin est fourni gratuitement à l’hébergeur. Aucun frais d’activation, d’abonnement ou d’utilisation n’est facturé par RDDM pour l’enregistrement des séjours et la génération des Illiez Cards. Cette gratuité est conditionnée au respect des présentes CGU ; RDDM se réserve le droit de la remettre en cause en cas de manquement grave ou répété aux obligations de l’hébergeur.

5.2 Interfaces avec les logiciels de gestion hôtelière (PMS)

Afin de faciliter les déclarations de séjour, RDDM prend en charge les frais de développement et de maintenance des interfaces entre la plateforme Checkin et les logiciels de gestion hôtelière (PMS) disponibles. Cette prise en charge est limitée aux interfaces effectivement proposées par la plateforme Checkin à la date d’utilisation.

Les éventuels frais facturés directement à l’hébergeur par son fournisseur de logiciel PMS dans le cadre de l’activation ou de l’utilisation de cette interface restent à la charge exclusive de l’hébergeur. RDDM ne saurait être tenue responsable des conditions commerciales appliquées par les fournisseurs tiers.

5.3 Taxe de séjour

La plateforme Checkin n’assure pas la facturation de la taxe de séjour. Cette compétence demeure exclusivement celle des administrations communales concernées (Champéry, Val-d’Illiez, Troistorrents), conformément aux règlements communaux en vigueur.

Les décomptes de nuitées enregistrés par l’hébergeur dans la plateforme Checkin servent toutefois de base de référence aux communes pour établir le montant de la taxe de séjour facturé à l’hébergeur. Il appartient donc à ce dernier de veiller à l’exactitude et à l’exhaustivité des séjours déclarés, toute omission ou inexactitude pouvant entraîner un redressement de la part de l’administration communale compétente.

Art. 6 – Responsabilité de RDDM

RDDM met à disposition la plateforme Checkin en l’état, sans garantie d’absence d’erreur ou d’interruption. Sa responsabilité est limitée aux dysfonctionnements directement imputables à la plateforme et ne saurait couvrir les conséquences d’une saisie incorrecte par l’hébergeur, d’une panne de réseau ou d’un événement de force majeure.

RDDM se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités de la plateforme à tout moment, notamment pour des raisons techniques ou réglementaires, sans que cela n’ouvre droit à indemnité de la part de l’hébergeur.

Art. 7 – Suspension et résiliation de l’accès

RDDM se réserve le droit de suspendre ou de résilier l’accès d’un hébergeur à la plateforme dans les cas suivants :

• Non-respect des présentes CGU
• Saisie de données manifestement inexactes ou frauduleuses
• Cessation d’activité ou retrait de l’accréditation touristique de l’hébergeur
• Non-paiement des taxes de séjour dues aux communes partenaires

En cas de résiliation, les données saisies par l’hébergeur sont conservées pour la durée prévue à l’art. 4.4, puis supprimées.

Art. 8 – Modifications des présentes CGU

RDDM se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les hébergeurs sont informés des modifications par courriel à l’adresse enregistrée dans leur compte. La poursuite de l’utilisation de la plateforme après notification vaut acceptation des nouvelles conditions.

Art. 9 – Droit applicable et for juridique

Les présentes CGU sont régies exclusivement par le droit suisse. Tout litige relatif à l’utilisation de la plateforme Checkin sera soumis à la juridiction compétente du Canton du Valais (Suisse). Seul le texte en langue française fait foi en cas de divergence entre les versions linguistiques.